○岡山県広域水道企業団文書取扱規程

昭和59年11月15日

岡山県吉井川広域水道企業団企業管理規程第6号

(趣旨)

第1条 この規程は、岡山県広域水道企業団(以下「企業団」という。)における文書の取扱いについて定めるものとする。

(事務処理の原則)

第2条 事務は、文書によって処理することを原則とする。

(文書取扱いの原則)

第3条 文書は、明確な責任のもとに、正確かつ迅速に取り扱わなければならない。

(文書取扱主任及び文書取扱補助員)

第4条 文書の取扱いに関する事務の円滑を図るため、総務課、北部事務所及び西部事務所(以下「総務課等」という。)に文書取扱主任を、各課所に文書取扱補助員を置く。

2 文書取扱主任は、総務課等の長をもって充てる。

3 文書取扱補助員は、総務課等にあっては文書取扱主任が、それ以外の課にあっては課長が、所属職員のうちから、これを指名する。

(文書取扱主任の職務)

第5条 文書取扱主任は、上司の命を受けて、次の各号に掲げる事務を処理する。

(1) 文書の審査に関すること。

(2) 文書の受発に関すること。

(3) 文書の整理及び保存に関すること。

(4) 文書事務の処理の促進及び改善に関すること。

(5) その他文書の取扱いに関し必要な事項

(文書取扱補助員の職務)

第6条 文書取扱補助員は、文書取扱主任の指示を受けて前条に規定する事務をつかさどる。

(閲覧及び貸出しの禁止)

第7条 文書は、課所長その他上司の許可を得たときのほかは、関係職員以外の者に閲覧させ、写しを交付し、又は貸し出してはならない。

(公文書の種類)

第8条 公文書の種類は、次の各号のとおりとする。

(1) 条例 地方自治法(昭和22年法律第67号)第14条の規定により制定するもの

(2) 規則 地方自治法第15条の規定により制定するもの

(3) 企業管理規程 地方公営企業法(昭和27年法律第292号)第10条の規定により制定するもの

(4) 訓令 所属機関又はその職員に対する命令で、公表の必要があるもの

(5) 訓 所属機関又はその職員に対する命令で、公表の必要がないもの

(6) 通達 指揮監督権に基づいて所属機関、所属職員等に対し職務運営上の細目、法令の解釈、行政運用の方針等を指示するもの

(7) 指令 特定の個人、市町村その他団体等に対する命令及び願、申請等に対する許可、認可等

(8) 告示 法令の規定に基づいてする行政処分等で、一般に公示するもの

(9) 公告 告示以外で、一般に公示するもの

(10) その他 通知、報告、照会、回答、答申、建議、願、申請、進達、副申、依頼、届、契約、証明、裁決等

2 電話又は口頭による照会、回答、報告等で重要と認められるものは、その内容を明記し、この規程により処理しなければならない。

3 官公署との間における照会、回答、報告等のファクシミリ又は電子メールでの受発は、相手方がファクシミリ又は電子メールでの受発を了承した場合において、文書として取り扱うものとする。この場合において、送信又は受信の確認を電話等でとるようにすること。

(公文書の記号及び番号)

第9条 公文書に付する記号及び番号は、次の各号によらなければならない。

(1) 条例、規則、企業管理規程、訓令、指令及び告示には岡山県広域水道企業団と冠するとともに番号を付し、訓には番号を付すること。ただし、指令には、番号の前に記号を付すること。

(2) 公告には、記号及び番号を用いないこと。ただし、整理のために必要な一連番号を付することを妨げない。

(3) 前2号に掲げるものを除き、公文書には、記号及び番号を付すること。

2 公文書に付する記号は、次のとおりとする。

本局 岡水企

北部事務所 岡水企北

西部事務所 岡水企西

3 公文書の番号は、条例、規則、企業管理規程、訓令及び告示にあっては暦年により、その他のものにあっては、原則として会計年度により更新するものとする。

(公文書例)

第10条 公文書例は、岡山県庁文書取扱規程(昭和38年岡山県訓令第18号)の例による。

(文書等の収受及び配付)

第11条 企業団に到達した文書及び物件は、総務課等において収受し、次の各号により処理しなければならない。

(1) 文書は、親展文書(封皮に「秘」又はこれに類する表示をした封書を含む。以下同じ。)を除き、開封して、文書の余白に受付印(様式第1号)を押し、文書受付簿(様式第2号)に所要の事項を記載し、各課所長に配付しなければならない。ただし、軽易な文書については、文書受付簿への記入を省略して配付することができる。

(2) 前号の文書のうち特に重要若しくは異例又は機宜の処置を要すると認められるものは、配付前に企業長の閲覧の手続をしなければならない。

(3) 親展文書は、親展文書受付簿(様式第3号)に記載し、封をしたまま企業長あてのものは総務課長に、その他のものは名あて人に送付しなければならない。

(4) 電報は、収受時刻を記入し、直ちに担当課所長に配付すること。

(5) 訴訟、不服申立てその他収受の日時が権利の効力に関係のある文書には、収受の日時を明記し取扱者の認印を押し、その封筒を添えなければならない。

(6) 物件は、そのまま担当課に配付すること。

(郵便料等未払のものの収受)

第11条の2 郵便料等未払(不足分を含む。)の文書又は物件が到達したときは、発送者が官公署であるもの又は公務に関すると認めたものに限り、その料金を支払い、これを収受することができる。

(起案)

第12条 事務の処理に当たっては、起案用紙(様式第4号)に事務担当者が、文書分類記号、処理期限等所要事項を記入し、記名押印したうえ、その処分案を記載しなければならない。ただし、定例若しくは簡易な事項を立案するにとどまる程度のものは、起案用紙を用いず、文書の余白に朱書し、又はあらかじめ定めた帳簿を用いる等簡易な方法で、これにかえることができる。

2 処分の趣意を説明する必要があるものは、その文案の末尾に理由、参照事項、関係法規等を朱記し、又は添付しなければならない。

(文案の書き方)

第13条 文案は、常用漢字表及び現代かなづかいにより、字画を正し、文意を簡明にし、字句を添削した場合は、これに認印を押さなければならない。

(取扱区分の表示)

第14条 起案文書で、第1号及び第2号までに掲げるものは、起案用紙の上部余白に、第3号から第5号までに掲げるものは、起案用紙の特別取扱区分欄に、それぞれ当該各号に掲げる区分により、その取扱いの種類を朱書しなければならない。

(1) 例規とするもの 例規

(2) 急施を要するもの 至急

(3) 書留郵便物とするもの 書留

(4) 速達郵便物とするもの 速達

(5) その他特殊郵便物とするもの 配達証明、内容証明等

(回議)

第15条 他課所に関係のある起案文書は、その回議を経て当該起案文書について処理権限を有する者の決裁を受けなければならない。

2 前項の場合において出納その他会計事務に関係のある起案文書は、総務課へ回議しなければならない。

3 事務の処理に関して、関係各課所長がその意見を異にするときは、上司の指揮を受けなければならない。

4 回議後用紙を変更した処分案は、施行前関係課所長にこれを再回しなければならない。

(決裁印)

第16条 決裁を受けた文書には、決裁印(様式第5号)を押さなければならない。

(公文書施行者名義)

第17条 公文書は、企業長名を用いて施行するものとする。ただし、軽易なもの又はその権限に属せしめられたものについては、この限りではない。

(発送文書の処理)

第18条 決裁を受けた文書のうち発送文書については、総務課等において文書発送簿(様式第6号)に所要事項を記入するとともに、起案文書に文書番号及び施行年月日を記載しなければならない。

(公印の押印)

第19条 発送文書には、岡山県広域水道企業団公印規程(昭和59年岡山県吉井川広域水道企業団企業管理規程第1号)の定めるところにより、公印を押し、かつ、契印を押さなければならない。ただし、企業長が別に定めるものは、公印及び契印の押印を省略することができる。

(完結文書の保管)

第20条 完結文書は、各担当課所において、完結年月日を記載し、文書保存分類表(別表)の定める区分により整理保管しなければならない。

(保存年限の区分)

第21条 完結文書の保存年限は、次のとおりとする。

(1) 永年

(2) 10年

(3) 7年

(4) 5年

(5) 3年

(6) 1年

2 保存年限は、その文書の完結した日の属する年度の翌年度の4月1日から起算する。ただし、文書番号が暦年によるものは、当該文書が完結した日の属する年の翌年1月1日から起算する。

3 文書の保存年限は、文書保存分類表で定める。

(完結文書の編冊、整理)

第22条 文書が完結したときは、担当者は、次に定めるところにより編冊し、整理しなければならない。

(1) 文書保存分類表の第4分類ごとに整理し、目次を付けること。ただし、5年未満の年限の保存文書については省略することができる。

(2) 編冊は、会計年度(暦年によるものは、その年)によるものとし、原則として、施行月日順に編集すること。

(3) 2以上の分類に関連する事案に係る文書は、最も関係の深い分類によること。

(4) 相互に関係のある文書で、その保存年限が異なるものは、同一事案に係る文書として編集することが適当なときに限り、長期間の種別とすること。

(5) 付属図表等で文書に編入が不便なものは、紙袋等に収めて整理すること。

(6) 編冊の厚さは、10センチメートルを限度とし、それを超える場合は、分冊とすること。ただし、特に必要があるものは、この限りではない。

(7) 少量の文書は、数箇年を通じて合冊することができる。この場合、年度区分を明らかにするため区分紙を差し入れること。

(8) 各冊ごとに表紙及び背表紙を付けること。

2 文書取扱主任は、前項の規定に基づき編冊された文書について、完結年度の翌年度速やかに文書目録(様式第7号)を作成し、文書の検索に供しなければならない。

(保存文書の取扱)

第23条 保存文書は、取扱を丁重にし、他事を記入し、又は抜き取ってはならない。

2 すべて文書は、みだりに団外に持ち出し、又は他人に貸与することはできない。

(保存年限の経過後の措置)

第24条 保存年限の経過した文書は、速やかに廃棄しなければならない。ただし、印章その他移用されるおそれのあるものは、塗り消し、又は切断しなければならない。

(マイクロフィルムによる文書等の保存)

第25条 保存文書等は、マイクロフィルムに撮影し、当該保存文書等に替えて当該マイクロフィルムを保存することができる。(ただし、他の法律等により原本での保存が義務づけられている場合を除く。)

附 則

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成4年企管規程第4号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成9年企管規程第2号)

この規程は、公布の日から施行する。

附 則(平成11年企管規程第2号)

この規程は、平成11年4月1日から施行する。

附 則(平成13年企管規程第2号)

この規程は、平成13年4月1日から施行する。

附 則(平成14年企管規程第2号)

この規程は、平成14年4月1日から施行する。

附 則(平成15年企管規程第2号)

この規程は、平成15年4月1日から施行する。

附 則(平成19年企管規程第9号)

この規程は、平成19年10月1日から施行する。

別表(第20条関係)

文書保存分類表

第1分類

第2分類

1

2

3

4

5

A 総括

1 総括

総括

事務引継

会議

監査総括

訴訟

2 文書

総括

文書管理

公印管理

証明


3 情報公開

総括

文書開示




4 人事

総括

給与

服務賞罰

研修・出張

福利厚生

5 企画調整

総括

企画調整




6 財政

総括

予算




7 管財

総括

用地

施設

物品

車両

8 経理

総括

収入

支出

契約

検査

B 水道用水供給事業

1 総括

総括





2 浄水

総括

維持

水質



C 建設事業

1 総括

総括





2 計画

総括

水源開発

広域化施設整備



3 工事

総括

工事




第1分類

第2分類

第3分類

第4分類

保存年限

A

総括

1

総括

1

総括

1

総括

3

2

例規

3

職場活性化

1

4

調査資料

1

5

庶務

1

6

防災

3

2

事務引継

1

事務引継総括

3

2

事務引継書

5

3

会議

1

会議総括

2

議会

3

議会議事録

4

運営協議会

5

運営協議会幹事会

6

担当課長会議

4

監査総括

1

監査総括

3

2

監査資料

5

5

訴訟

1

訴訟総括

5

2

訴訟

3

不服申立て

5

2

文書

1

総括

1

文書総括

3

2

文書管理

1

文書管理総括

3

2

文書目録

3

文書管理台帳

1

4

文書発送番号簿

1

5

保存文書引継書

1

6

廃棄文書一覧表

7

郵券等出納簿

3

8

郵券等受払簿

1

9

金券送付簿

1

3

公印管理

1

公印管理総括

3

2

公印台帳

3

公印特別使用簿

1

4

証明

1

証明願

5

3

情報公開

1

総括

1

情報公開総括

3

2

広報

5

2

文書開示

1

公文書開示総括

3

2

開示手続

5

3

訴訟

4

不服申立て

5

5

文書目録

4

人事

1

総括

1

人事総括

2

履歴書

3

履歴証明

5

4

自己申告票・適性調査票

3

5

臨時的任用職員

6

非常勤職員

7

採用、昇任、異動、退職

8

公務災害

5

9

労働組合

2

給与

1

給与総括

5

2

給与報告

1

3

口座振替申出書

1

4

給与支給データ記録簿

3

5

給与諸手当支給明細書

5

6

科目別所属別支払額明細表

1

7

住居届

5

8

扶養親族届出書

5

9

扶養親族等収入現況届

3

10

通勤届

5

11

単身赴任手当

5

12

時間外勤務実績簿

5

13

夜間勤務実績簿

5

14

特殊勤務実績簿

5

15

宿日直実績簿

5

16

扶養控除等申告書

5

17

保険料控除申告書

5

18

配偶者特別控除申告書

5

19

住宅取得等特別控除申告書

5

20

住民税特別徴収申告書

5

21

給与所得者異動届出書

5

22

給与諸控除金集計表

1

23

共済組合員掛金負担金明細表

1

24

共済互助会員原票

1

25

源泉徴収票

5

26

臨的等給与明細書

5

27

臨的等賃金台帳

5

28

臨的等扶養控除申告書

5

29

臨的等保険料控除申告書

5

30

臨的等雇用保険

5

31

臨的等社会保険

5

32

臨的等所得税源泉徴収簿

5

33

退職関係簿

3

服務賞罰

1

服務賞罰総括

3

2

出勤簿

3

3

勤務評定

5

4

年次休暇

1

5

週休日及び休日の振替簿

1

6

病気休暇

3

7

特別休暇

1

8

休職

5

9

育児休業

5

10

欠勤(出勤)

1

11

職務専念義務免除

5

12

営利企業従事許可

5

13

身分証明

1

14

分限懲戒処分

15

表彰

5

4

研修・出張

1

職員研修総括

1

2

職員研修

3

3

旅行関係書

3

4

復命書

3

5

福利厚生

1

福利厚生総括

5

2

職員安全衛生

5

3

被服等出納簿

3

4

被服等貸与簿

3

5

企画調整

1

総括

1

企画調整総括

5

2

統計

3

広報

5

2

企画調整

1

新規・重点

5

2

国への要望

5

3

請願・陳情

5

6

財政

1

総括

1

予算総括

5

2

予算

1

予算書

2

予算見積書

5

7

管財

1

総括

1

管財総括

3

2

固定資産台帳

3

占用財産台帳

4

行政財産使用許可

1

2

用地

1

用地総括

1

2

用地関係書

3

施設

1

庁舎管理総括

3

2

修繕工事

5

3

電気工作物

5

4

電話

5

5

消防用設備

5

6

防火管理

5

7

警備、清掃

1

4

物品

1

準備品出納簿

5

5

車両

1

車両総括

3

2

車歴表

10

3

運転報告書

1

4

運転者台帳

5

8

経理

1

総括

1

経理総括

5

2

総勘定元帳

7

3

予算執行状況表

3

4

資金予算表

3

5

企業債

6

企業債及び借入金台帳

10

7

有価証券台帳

10

8

預金整理簿

3

9

出納日計表

1

10

現金出納簿

7

11

預金現在高証書

3

12

決算書及び財務諸表

13

消費税及び地方消費税

7

14

業務状況の公表

3

15

預金出納月計表

3

2

収入

1

収入総括

3

2

会計伝票(収入)

7

3

収入関係書類

4

収入証拠書類

7

5

収入集計表

5

3

支出

1

支出総括

3

2

会計伝票(支出)

7

3

支出関係書類

4

支出証拠書類

7

5

減価償却累計額台帳

10

6

交付金台帳

10

7

未精算整理簿

3

8

預り金整理簿

7

9

支出集計表

5

4

契約

1

契約総括

3

2

競争入札参加資格申請書

1

3

工事台帳

4

委託台帳

5

5

指名停止関係書

3

6

指名競争入札関係書

5

7

共同企業体関係書

5

8

物品要求票

3

9

契約関係書類

3

10

修繕台帳

3

5

検査

1

検査総括

5

2

検査員任命

5

3

検査復命書

5

(1) 法令上の時効期間(消滅時効の期間をいう。)により2年、3年又は5年とする。ただし、時効期間が5年を超えるものについては5年とする。

(2) (1)にかかわらず、収入関係書類及び支出関係書類の保存年限については、当該収入又は支出の原因となる事案の決定に係る文書の保存年限が上記の保存年限を超えるときは、当該文書の保存年限による。

第1分類

第2分類

第3分類

第4分類

保存年限

B

水道用水供給事業

1

総括

1

総括

1

水道用水供給事業総括

3

2

受水申込書

3

給水開始届

4

給水証明

10

5

料金調定

10

6

ダム管理関係書

7

運転管理委託関係書

2

浄水

1

総括

1

浄水総括

3

2

浄水庶務

1

3

委託関係書(浄水課関係分)

3

2

維持

1

管理日報

5

2

運転日報

5

3

電気日報

5

4

設備点検関係書(浄水関係)

5

5

事故関係書(浄水関係)

5

6

管理月報

5

7

施設修繕関係書

3

3

水質

1

水質検査報告関係書

2

水質検査成績関係書

7

3

水質共同検査関係書

7

4

設備点検関係書(水質関係)

5

5

事故関係書(水質関係)

5

第1分類

第2分類

第3分類

第4分類

保存年限

C

建設事業

1

総括

1

総括

1

建設事業総括

2

用水供給事業認可

3

水利使用許可

2

計画

1

総括

1

事業計画総括

2

国庫補助金関係書

2

水源開発

1

水源開発総括

2

苫田ダム関係書

3

三室川ダム関係書

4

坂根堰・八塔寺川ダム関係書

5

津川ダム関係書

6

高瀬川ダム関係書

3

広域化施設整備

1

広域化施設整備総括

2

構成団体との協議・協定

3

工事

1

総括

1

工事総括

5

2

工事

1

工事関係書

2

委託関係書

5

3

委託工事関係書

4

受託工事関係書

5

占用申請・許可関係書

10

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岡山県広域水道企業団文書取扱規程

昭和59年11月15日 岡山県吉井川広域水道企業団企業管理規程第6号

(平成19年10月1日施行)

体系情報
第3編 組織・処務
沿革情報
昭和59年11月15日 岡山県吉井川広域水道企業団企業管理規程第6号
平成4年2月5日 企業管理規程第4号
平成9年4月1日 企業管理規程第2号
平成11年3月31日 企業管理規程第2号
平成13年4月1日 企業管理規程第2号
平成14年3月29日 企業管理規程第2号
平成15年3月28日 企業管理規程第2号
平成19年10月1日 企業管理規程第9号