○岡山県広域水道企業団議会個人情報保護要領
令和5年4月1日
目次
第1章 総則(第1条・第2条)
第2章 個人情報の取扱い(第3条～第9条)
第3章 開示、訂正及び利用停止(第10条～第19条)
第4章 雑則(第20条～第21条)
附則
第1章 総則
(趣旨)
第1条 この要領は、個人情報の保護に関する法律(平成15年法律第57号。以下「個人情報保護法」という。)の趣旨を踏まえ、岡山県広域水道企業団議会(以下「議会」という。)が保有する個人情報の取扱いについての基本を定めるものとする。
(定義)
第2条 この要領において「個人情報」とは、個人情報保護法第2条第1項に規定する個人情報をいう。
2 この要領において「保有個人情報」とは、議会の事務局の職員(以下「職員」という。)が職務上作成し、又は取得した個人情報であって、職員が組織的に利用するものとして議会が保有しているものをいう。ただし、公文書に記録されているものに限る。
3 この要領において個人情報について「本人」とは、個人情報によって識別される特定の個人をいう。
第2章 個人情報の取扱い
(個人情報の保有の制限等)
第3条 議会は、個人情報を保有するに当たっては、所掌事務を遂行するため必要な場合に限り、かつ、その利用の目的をできる限り特定するものとする。
2 議会は、前項の規定により特定された利用の目的(以下「利用目的」という。)の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を保有しないものとする。
3 議会は、利用目的を変更する場合には、変更前の利用目的と相当の関連性を有すると合理的に認められる範囲を超えて行わないものとする。
(利用目的の明示)
第4条 議会は、本人から直接書面(電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することができない方式で作られる記録を含む。)に記録された当該本人の個人情報を取得するときは、個人情報保護法第62条各号に掲げる場合に相当する場合を除き、あらかじめ、本人に対し、その利用目的を明示するものとする。
(正確性の確保)
第5条 議会は、利用目的の達成に必要な範囲内で、保有個人情報が過去又は現在の事実と合致するよう努めるものとする。
(安全管理措置)
第6条 議会は、保有個人情報の漏えい、滅失又は毀損の防止その他の保有個人情報の適切な管理のために必要な措置を講ずるものとする。
2 議会は、議会から個人情報の取扱いの委託を受けた者に対し、当該委託に係る業務について、前項の措置を講じさせるものとする。
(従事者の義務)
第7条 個人情報の取扱いに従事する職員は、その業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用しないものとする。
2 議会は、個人情報の取扱いに従事する職員であった者並びに前条第2項の委託に係る業務に従事している者及び従事していた者がその業務に関して知り得た個人情報の内容をみだりに他人に知らせ、又は不当な目的に利用することがないよう、必要な措置を講ずるものとする。
(利用及び提供の制限)
第8条 議会は、法令に基づく場合を除き、利用目的以外の目的のために保有個人情報を自ら利用し、又は提供しないものとする。
(1) 本人の同意があるとき又は本人に提供するとき。
(2) 議会が所掌事務の遂行に必要な限度で保有個人情報を内部で利用する場合であって、当該保有個人情報を利用することについて相当な理由のあるとき。
(3) 企業長、監査委員、他の地方公共団体の機関、他の地方公共団体が設立した地方独立行政法人、個人情報保護法第2条第8項に規定する行政機関又は独立行政法人等に保有個人情報を提供する場合において、保有個人情報の提供を受ける者が、法令の定める事務又は業務の遂行に必要な限度で提供に係る個人情報を利用し、かつ、当該個人情報を利用することについて相当の理由があるとき。
(4) 前3号に掲げる場合のほか、専ら統計の作成又は学術研究の目的のために保有個人情報を提供するとき、本人以外の者に提供することが明らかに本人の利益になるときその他保有個人情報を提供することについて特別の理由があるとき。
第3章 開示、訂正及び利用停止
(1) 法令に別段の定めがある情報
(2) 個人情報保護法第78条各号に掲げる情報に相当する情報
(部分開示)
第11条 開示の申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合において、当該不開示情報に該当する部分を容易に区分して除くことができるときは、当該部分を除いた部分につき開示するものとする。
2 開示の申出に係る保有個人情報に個人情報保護法第78条第2号の情報に相当するもの(開示申出人(代理人が本人に代わって開示の申出をする場合にあっては、当該本人をいう。以下この項において同じ。)以外の特定の個人を識別することができるものに限る。)が含まれている場合において、当該情報のうち、氏名、生年月日その他の開示申出人以外の特定の個人を識別することができることとなる記述等(個人情報保護法第2条第1項第1号に規定する記述等をいう。)及び個人識別符号(同条第2項に規定する個人識別符号をいう。)の部分を除くことにより、開示しても、開示申出人以外の個人の権利利益が害されるおそれがないと認められるときは、当該部分を除いた部分は、同号の情報に相当するものには当たらないものとみなして、前項に定めるところによる。
(裁量的開示)
第12条 開示の申出に係る保有個人情報に不開示情報が含まれている場合であっても、個人の権利利益を保護するため特に必要があると認めるときは、開示申出人に対し、当該保有個人情報を開示することができる。
(開示の申出に係る手続)
第13条 保有個人情報の開示の申出をする者に対しては、その氏名及び連絡先、開示の申出に係る保有個人情報が記録されている公文書の名称等開示の申出に係る保有個人情報を特定するに足りる事項を記載した書面(以下「開示申出書」という。)の提出を求める。
2 前項の場合においては、開示の申出をする者に対して、開示の申出に係る保有個人情報の本人又はその代理人であることを示す書類を提示し、又は提出しなければならない。
3 議会は、開示請求書に形式上の不備があると認めるときは、開示請求者に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。この場合において、議長は、開示請求者に対し、補正の参考となる情報を提供するよう努めなければならない。
(開示の申出に係る手数料等)
第14条 開示の申出に係る手数料等については、岡山県広域水道企業団個人情報保護条例(令和5年岡山県広域水道企業団条例第2号)第3条の規定を準用する。
(訂正の申出に係る手続)
第16条 保有個人情報の訂正の申出をする者に対しては、その氏名及び連絡先、訂正の申出に係る保有個人情報の開示を受けた日その他当該保有個人情報を特定するに足りる事項並びに当該申出の趣旨及び理由を記載した書面(以下「訂正申出書」という。)の提出を求める。
2 第13条第2項の規定は、訂正の申出について準用する。
3 訂正申出書に形式上の不備があると認めるときは、訂正の申出をした者(以下「訂正申出人」という。)に対し、相当の期間を定めて、その補正を求めることができる。
(訂正の申出に対する対応)
第17条 訂正の申出に係る保有個人情報の全部を訂正する場合には、訂正申出人に対し、書面でその旨を連絡する。
2 訂正の申出に係る保有個人情報の全部又は一部を訂正しない場合には、訂正申出人に対し、書面でその旨を連絡する。当該書面には、訂正しない理由を簡潔に付記するものとする。
3 前2項の連絡は、訂正の申出のあった日から原則として30日以内に行うものとする。
(保有個人情報の利用停止)
第18条 議会は、第10条から第13条までの規定により開示された保有個人情報について、本人から、書面により、次の各号のいずれかに該当することを理由に当該各号に定める措置の申出があり、当該申出に理由があると認めるときは、議会における個人情報の適正な取扱いを確保するために必要な限度で、当該保有個人情報について、当該各号に定める措置を行うものとする。ただし、当該保有個人情報の利用の停止、消去又は提供の停止(以下「利用停止」という。)をすることにより、当該保有個人情報の利用目的に係る事務の性質上、当該事務の適正な遂行に著しい支障を及ぼすおそれがあると認められるときは、この限りでない。
3 第15条第1項ただし書、第16条第1項から第3項まで及び前条の規定は、利用停止について準用する。
(開示等の苦情)
第19条 保有個人情報の全部又は一部の開示、訂正又は利用停止(以下「開示等」という。)をしないことについて、開示等を申し出た者から、書面により、議会に苦情の申出がされた場合には、企業長は、岡山県広域水道企業団議会個人情報保護審査会に諮問するものとする。
第4章 雑則
(適用除外等)
第20条 前章の規定は、個人情報保護法第124条第1項に定める情報に相当するものについては、適用しない。
(開示等の事務)
第21条 保有個人情報の開示等及び苦情の申出に係る受付事務並びに保有個人情報の開示の実施等に係る事務は、総務課が行う。
2 開示の申出に係る保有個人情報の特定等に係る事務は、当該保有個人情報を保有している課等が行う。
3 保有個人情報の開示等に関する書類の保存事務は総務課が行い、その保存期間は5年間とする。
附則
この要領は、令和5年4月1日から施行する。
